GAMBAR

GAMBAR

Jumat, 23 November 2012

Artikel Kearsipan


Pengertian Arsip

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.

Menurut UU No. tahun 1971, mengenai ketatausahaan Pokok Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah;

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi Perkantoran” arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Drs. E. Martonono yang dimaksud dengan kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem-sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehibgga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.
Menurut Drs. Anhar Kearsipan merupakan suatu proses pengaturan yang penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Jadi kearsipan adalah suatu kegiatan pengaturan dari penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat.

Artikel Manajemen Perkantoran


Pengertian menurut para ahli
§  George R. Terry
Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
§  Millis Geoffrey
Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan
Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:
§  mengetik (typing)
§  menghitung (calculating)
§  memeriksa (checking)
§  menyimpan warkat/arsip (filing)
§  menelepon (telephoning)
§  menggandakan (duplicating)
§  mengirim surat (mailing)
§  dan kegiatan lain.
Aspek-aspek manajemen perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
§  Manajemen dan pengarahan
§  Tata laksana/penyelenggaraan
§  Pelaksana secara efisien
§  Manajemen
§  Pengawasan
§  Pengendalian dan pengawasan
§  Pengarahan dan pengawasan
§  Pengarahan
§  Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
 Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :
§  pegawai
§  Material perlengkapan
§  Persayaratan
§  Metode
fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :
§  Kepegawaian perkantoran (office personel)
§  Metode perkantoran (office methods)
§  Perlengkapan perkantoran (office equipment)
§  Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
§  Biaya perkantoran (office costs)
§  Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :
§  ruang perkantoran (office space)
§  komunikasi (communications)
§  kepegawaian kantor (office personnel)
§  perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
§  peralatan dan mesin (appliance and machine)
§  perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
§  metode (methods)
§  tata warkat (records)
§  kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu[1]:
§  Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
§  Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
§  Membantu perusahaan memelihara persaingan.
§  Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
§  Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
1.   Pengadministrasian seluruh kegiatan
2.   Menginventarisasi peralatan kantor
3.   Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4.   Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.